MiWim: Effizienteres Wissensmanagement für die Mitschke Health + Life GmbH
Die Mitschke Health + Life GmbH ist ein führender regionaler Anbieter in den Bereichen Orthopädietechnik, Rehatechnik und Sanitätsfachhandel. Mit dem Leitsatz „Mensch im Mittelpunkt“ verfolgt das Unternehmen das Ziel, seinen Kund:innen eine hochwertige und sichere Versorgung zu gewährleisten. Ein wachsender Geschäftsbereich, insbesondere in der Rehatechnik, hat jedoch neue Herausforderungen für die internen Abläufe und das Wissensmanagement mit sich gebracht.
Herausforderung
Komplexe Anforderungen der Krankenkassen, ein junges Team und eine geringere Wissensübertragung zwischen Abteilungen erschweren bei der Mitschke Health + Life GmbH die effiziente Bearbeitung von Kundenanfragen. Häufige interne Rückfragen kosten hochqualifizierten Fachkräften anderer Arbeitsbereiche viel Zeit und halten sie von ihrer eigentlichen Tätigkeit ab.
Lösung
Ein intuitives Wissensmanagementsystem bündelt und strukturiert relevante Daten, ermöglicht eine schnelle Abfrage und unterstützt die Mitarbeitenden durch gezielte Schulungen.
Mehrwert
Das Unternehmen steigert die Effizienz seiner Prozesse, reduziert Abhängigkeiten von Einzelpersonen und verbessert die Servicequalität nachhaltig.
Komplexität und Wissenslücken führen zu Ineffizienz
Das stetige Wachstum im Bereich Rehatechnik hat zu einer zunehmenden Spezialisierung und Arbeitsteilung innerhalb des Unternehmens geführt. Parallel dazu erlebten das Service-Center und der Innendienst hohe Personalfluktuation. Neue, junge Mitarbeitende verfügen oft nicht über das nötige Wissen und die Erfahrung, um komplexe Anfragen selbstständig zu bearbeiten. Dies führt zu zahlreichen Rückfragen bei erfahrenen Kolleg:innen in der Werkstatt, im Lager oder in der Disposition.
Ein zentraler Faktor für die Komplexität liegt in den individuellen Anforderungen der verschiedenen Krankenkassen. Jede Kasse hat eigene Verträge zu Lieferbedingungen, Produkt- und Reparaturanforderungen, und bestimmt somit, welche Ausstattung beispielsweise ein Rollator haben muss. Dieser Wissensbedarf übersteigt die Kapazitäten bestehender Dokumentationsmethoden wie Excel-Listen oder Wikis und erschwert effizientes Arbeiten.
Ein Ansatz für moderne Wissensbereitstellung
In dem Transferprojekt mit der Fachhochschule der Wirtschaft (FHDW) will Mitschke ein System entwickeln, das das im Unternehmen vorhandene Wissen strukturiert, speichert und zugänglich macht. Dieses System soll nicht nur die Einarbeitung neuer Mitarbeitender erleichtern, sondern auch die Entscheidungsfindung im Arbeitsalltag beschleunigen und die Zahl interner Rückfragen reduzieren.
Im Mittelpunkt des Projekts steht die Entwicklung eines IT-gestützten Wissensmanagementsystems, das explizites und implizites Wissen abbilden kann. Das System soll intuitiv bedienbar sein, schnelle und präzise Antworten liefern und flexibel erweiterbar bleiben.
Der Projektablauf sieht mehrere Arbeitsschritte vor:
- Datensammlung und Strukturierung: Die Regelungen der Krankenkassen und weitere relevante Informationen werden in das System eingespeist.
- Validierung: Die Qualität und Aktualität der Daten wird überprüft.
- Entwicklung einer benutzerfreundlichen Oberfläche: Die Schnittstelle soll eine einfache Abfrage von Informationen ermöglichen.
- Schulungskonzept: Mitarbeitende werden in der Nutzung des Systems geschult, um die Integration in den Arbeitsalltag sicherzustellen.
- Selbstständige Erweiterbarkeit: Mitschke wird in die Lage versetzt, das System eigenständig mit neuen Produktgruppen zu ergänzen.
Ein Blick in die Zukunft
Mit der erfolgreichen Umsetzung dieses Projekts wird die Mitschke Health + Life GmbH ihre internen Prozesse entscheidend verbessern. Ein leistungsfähiges Wissensmanagementsystem wird nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Servicequalität erhöhen. Mitarbeitende profitieren von einer intuitiven Unterstützung im Arbeitsalltag, während Kunden von einer schnelleren und präziseren Bearbeitung ihrer Anliegen profitieren.
Unsere Mitarbeitenden profitieren von einer intuitiven Unterstützung im Arbeitsalltag, während Kund:innen von einer schnelleren und präziseren Bearbeitung ihrer Anliegen profitieren.– Ferdinand Mitschke, Mitschke Health + Life GmbH
Das Projekt zeigt, wie Technologie und strukturierte Prozesse dazu beitragen können, die Herausforderungen eines wachsenden Unternehmens im Gesundheitswesen zu meistern.
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