Personaleinsatzplanung – Flexibilität, Effizienzsteigerung & Mitarbeiterinteressen vereinbaren

Wenn Personaleinsatz zur Herausforderung wird

Fachkräftemangel, Produktionsdruck und immer variantenreichere Produkte – viele Industrieunternehmen suchen nach Lösungen, um ihre Schichtplanung effizienter zu gestalten. Besonders in der Inselfertigung, wie sie Miele für komplexe und variantenreiche Produktionen nutzt, ist die Personaleinsatzplanung eine Herausforderung: Unterschiedliche Qualifikationen und Arbeitspräferenzen erschweren die Teamzusammenstellung. Gleichzeitig müssen Ausfälle und Auftragsspitzen flexibel abgefangen werden. „Heute hängt die Schichtplanung stark vom Erfahrungswissen weniger Personen ab“, erklärt Dr. Michael Bansmann von Miele, Head of Supply Chain Management im Werk Oelde. „Das ist enorm zeitintensiv und lässt sich kaum transparent nachvollziehen. Gerade kurzfristige Änderungen stellen uns vor Herausforderungen.“

Mieles Antwort: KI-basierte Einsatzplanung für mehr Effizienz

Eine umfassende Prozessanalyse, Interviews sowie Befragungen der Mitarbeitenden in den Werken Oelde und Gütersloh zeigten: Beschäftigte stehen einer digitalen Lösung offen gegenüber – solange sie das letzte Wort behalten.

Aus diesem Konzept entstand ein Demonstrator, dessen zentraler Bestandteil  eine Cloud-Anwendung ist. Hier laufen sämtliche Produktionsdaten, Schichtpläne und Mitarbeiter-Qualifikationen zusammen. Neu ist, dass auch persönliche Präferenzen der Mitarbeitenden, Fahrgemeinschaften oder die Anwesenheit von Ersthelfern berücksichtigt werden.

Eine KI nutzt diese Daten, um innerhalb weniger Sekunden Vorschläge für optimale Schichtpläne zu erstellen. Die Vorschläge erscheinen in einer benutzerfreundlichen Oberfläche, in der Schichtleiter per Drag & Drop Änderungen vornehmen können. Bei Bedarf kann die Planung jederzeit neu berechnet werden.

Für Oliver Dietrich, Projektleiter der IG Metall NRW, liegt die Besonderheit der Lösung in der ganzheitlichen Gestaltung von KI-Lösungen: „Uns war es im Kompetenzzentrum Arbeitswelt.Plus wichtig, alle Perspektiven in den Prozess einzubeziehen, auch die der Betriebsräte.“ So sei gewährleistet gewesen, dass die Interessen der Beschäftigten gewahrt worden seien und die KI-Einführung ganzheitlich und mitbestimmt gedacht gewesen sei.

Mehr Zufriedenheit, weniger Aufwand

Für Miele-Mitarbeitende ergeben sich aber auch handfeste Vorteile. Erstens reduziert es den hohen manuellen Aufwand für die Schichtleiter erheblich. Zweitens können ihre Wünsche in der Arbeitsplanung besser berücksichtigt werden, was Motivation und Zufriedenheit steigern dürfte. Und drittens wird die Planung insgesamt robuster, da die KI auch in Stresssituationen wie plötzlichen Ausfällen in Sekundenschnelle Alternativen liefert.

Eine begleitende Studie zeigte: Arbeitszufriedenheit steigt durch Beteiligung und Mitbestimmung. „Besonders die Möglichkeiten eigene Schichtwünsche direkt einzutragen, sowie die vielfältige Aufgabenzuweisung werden von den Teams geschätzt“, betont Dominik Bentler, Experte für Arbeits- und Organisationspsychologie an der Universität Bielefeld.

Modellprojekt mit Strahlkraft

Der Prototyp steht nun und liefert belastbare Ergebnisse. Doch damit endet das Projekt nicht. Miele prüft nun, wie sich die Lösung breiter im Unternehmen einsetzen lässt. Eine Roadmap für weitere Schritte liegt bereits vor.

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